Hyra in konsult eller rekrytera?

Under flera år har vi sett en rörelse inom kommunikationsbranschen – allt fler av våra uppdragsgivare väljer att hyra in en konsult istället för att rekrytera. Det finns många anledningar till det. Pandemin inledde en tid av extrem osäkerhet, som egentligen aldrig har upphört utan bara skiftat i karaktär. Världsekonomin, lågkonjunkturen, klimatkrisen, och inte minst den snabba tekniska utvecklingen och generativ AI har bidragit till att förändra hur organisationer tänker kring kompetens och talangförsörjning.

Många chefer som kontaktar oss är i ungefär samma situation. De har ett tydligt behov, men de är osäkra på om det är tillräckligt permanent för att motivera en rekrytering. Och det är en klokare fråga att ställa sig än du kanske tror.

Frågan bakom frågan

När du funderar på att hyra in en konsult inom kommunikation eller marknad handlar det sällan bara om ekonomi eller tidsperspektiv. Det handlar ofta om en grundläggande osäkerhet kring vad du faktiskt behöver – och hur länge.

Det är lätt att tro att rekrytering är det naturliga svaret på ett kompetensbehov. Det är det ibland. Men rekrytering är också ett åtagande i flera led: tid att hitta rätt person, en introduktionsperiod innan de är fullt produktiva, och en relation som förhoppningsvis håller länge. Det är investeringen värd – när du vet vad du behöver och det behovet är stabilt.

Men vad händer när du inte vet? När verksamheten är i förändring, när ett projekt har börjat men det är oklart vart det leder, eller när du behöver en kompetens under en definierad period?

Då är frågan inte om du ska ta in hjälp utan i vilken form.

När konsultlösningen är det smartaste valet

Lotta Saxe på Knack arbetar dagligen med konsultmatchningar och ser tydliga mönster i när konsulter tillför mest värde.

— Det finns flera tillfällen när en konsultlösning är bättre än att anställa, och det vanligaste är perioder av snabb förändring och ovisshet. När det rör på sig är det svårt att veta hur behoven ser ut längre fram. Att ta in konsulter med olika kunskap och erfarenhet, i olika delar av ett projekt eller vartefter behoven förändras, gör att arbetet flödar bättre. Många av våra konsulter gillar just det – att komma in och styra upp när det är lite rörigt. De trivs med omväxlingen, säger Lotta.

Det finns en frihet i att hyra in en konsult inom kommunikation som sällan uppmärksammas tillräckligt: du kan specificera exakt vad du behöver. Det kanske inte är en bred generalist för de finns redan i teamet, utan en specifik och avgränsad kompetens ni saknar just nu. Eller tvärtom, du behöver någon som kan se sambanden och strukturera upp här och nu, men det behöver gå snabbt och du är inte säker på att det kommer att behövas längre om ett halvår eller ett år.

Det kan till exempel handla om en contentproducent under en intensiv kampanjperiod. En kommunikationsstrateg som hjälper till att tänka igenom och planera en förändring för att sedan lämna över. En specialist på internkommunikation under ett omorganisationsarbete. Eller en digital kommunikatör som täcker upp ett föräldravikariat.

Gemensamt för alla de scenarierna: du vet när du behöver personen och ungefär hur länge. Det gör konsultlösningen till ett bra alternativ.

Det du behöver tänka igenom innan du ringer oss

Det vanligaste är att uppdragsgivaren ringer med ett diffust behov utan att riktigt ha stämt av med teamet eller tänkt hela vägen. Det är helt okej, då kan vi hjälpa till att sätta ramarna.

— Den bästa starten på en matchning får du när du verkligen kartlagt nuläget och tänkt igenom vad du behöver. Hur ser uppdraget ut, och vad vill du ha för resultat? Ju tydligare du kan formulera det, desto mer träffsäkert kan vi matcha det med rätt person. Men du behöver inte känna att det ska vara klart när du ringer oss, säger Lotta.

Några frågor som brukar göra stor skillnad:

Är det en person du behöver, eller flera? Det är lätt att stoppa in allt i ett uppdrag och hoppas att en person kan hantera det. Ibland är det realistiskt. Ibland blir resultatet bättre om du tar in två konsulter på deltid med kompletterande kompetenser – en som kan strategi och helhet, en som levererar operativt. Eller en som sköter sociala medier och en som fokuserar på webben.

Behöver du heltid, eller är det smartare att fördela timmarna? Vissa uppdrag är intensiva under en period och lugnare under en annan. Konsultlösningar är ofta mer flexibla än anställningar i det avseendet.

Ska uppdraget gå över i en anställning? Det är en fråga vi gärna vet svaret på tidigt. Vissa konsulter föredrar frilanslivet och är inte intresserade av en tillsvidareanställning. Andra är öppna för det om kemin stämmer. Om du vet att du söker en permanent lösning på sikt hjälper vi dig hitta någon som matchar den planen.

Konsulten som inte var ”självklar”

En av de saker Lotta lyfter fram när hon pratar om konsultmatchningar är de uppdrag som verkligen krävt att uppdragsgivaren varit öppna för nya vinklar.

— Ibland presenterar vi en konsult som inte omedelbart passar in i de, ofta omedvetna, ramar som finns på arbetsplatsen. Det kan handla om bakgrund, stil eller sätt att kommunicera. Då kan det vara en utmaning att få uppdragsgivaren att ta ett steg tillbaka. Men det är så roligt när det fungerar. Konsulten bidrar med andra perspektiv, arbetsgruppen berikas, och det brukar bli väldigt givande för alla i teamet. Inom kommunikation och marknad är det annars lätt att det blir ganska homogena grupper. Vi är glada när vi kan hjälpa till att rucka lite på det, säger Lotta.

Värt att ta med sig in i processen: när du väljer att hyra in en konsult inom kommunikation väljer du inte bara en kompetens. Du väljer in ett perspektiv, ett sätt att arbeta, och en person som kommer att påverka kulturen på din arbetsplats under den tid de är där. Inte ett litet beslut – även om anställningstiden är kort.

Konsulten levererar bäst när du är förberedd

En sak som Lotta återkommer till är att rätt förutsättningar betyder mer än de flesta tror.

— Våra konsulter är självgående och vana vid att ta tag i saker. Men det blir mest effektivt när de får rätt förutsättningar. Utse en ansvarig person som konsulten rapporterar till. Formulera tydliga arbetsuppgifter, åtminstone de första veckorna. Och fundera över hur integrerad du vill att konsulten ska vara i teamet – vår erfarenhet är att de presterar som bäst när de får känna sig som en del av gänget, inte som en extern resurs som hanteras separat.

Som i så mycket annat, förberedelse gör skillnad. Sätt en plan, och gör en ordentlig onboarding av konsulten, så kommer du att få ut det fulla värdet av resursen du plockar in.

Rekrytera eller hyra in – så vet du vad som passar dig

Det finns inget universellt svar. Men om du befinner dig i en period av förändring, om behovet är definierat i tid eller scope, om du vill testa en kompetens innan du binder dig långsiktigt, eller om du behöver förstärkning snabbt – då är det värt att undersöka konsultvägen ordentligt innan du startar en rekryteringsprocess.

Om behovet däremot är stabilt, långsiktigt och handlar om att bygga en intern förmåga som ska växa med organisationen – då är rekrytering ofta det rätta svaret.

Ibland är svaret båda delar.