Onboarding för nya medarbetare är något som arbetsgivare ofta slarvar med eller till och med missar helt. Men onboarding handlar inte bara om att en ny medarbetare ska introduceras i teamet och sätta sig in i jobbet. Den är en väldigt viktig del av rekryteringsprocessen och början på hela medarbetarresan.
Onboardingen lägger grunden för hur personen trivs, bygger lojalitet och kan, om den görs rätt, vara avgörande för hur produktiv den nya medarbetaren blir. Därför är onboarding faktiskt avgörande för hela organisationens framgång, oavsett hur stort ditt företag är eller vilken typ av verksamhet ni har.
Onboarding – vad är det egentligen?
Onboarding handlar om att introducera och integrera nya medarbetare i företagets verksamhet och kultur och få dem att känna sig välkomna.
Det handlar om att ge den nyanställda en bra start och bästa möjliga förutsättningar att kunna prestera på topp.
Men också att tidigt ge tillgång och introduktion till de verktyg och kunskaper som behövs för att personen ska bli framgångsrik i sin nya roll.
Detta inkluderar allt från introduktion av företagspolicys och utbildning i specifika arbetsuppgifter till socialt sammanhang och teambuilding.
Varför är onboarding för nya medarbetare så viktigt?
En effektiv onboarding-process har många fördelar, och utan en väl genomtänkt onboarding är det tyvärr stor risk att nyrekryteringen inte blir så lyckad som man hade trott och hoppats.
Här är bara några av anledningarna till att det är så viktigt:
- Ökad produktivitet
En ny medarbetare som får rätt stöd och resurser kan snabbt bli en produktiv medlem i teamet.
- Minskad personalomsättning
Genom att investera tid och resurser i onboardingen visar arbetsgivaren att man värdesätter sina anställda. Det kan minska risken för att de lämnar organisationen tidigt.
- Starkare kultur och lojalitet
En väl genomtänkt onboarding-process hjälper den nya medarbetaren att känna sig välkommen och som en del av teamet, vilket kan stärka samarbetet, sammanhållningen, trivseln och lojaliteten.
Onboarding och employer brand
Onboarding är inte bara en process för att introducera en ny medarbetare; det är ett ovärderligt första intryck som påverkar hur ni uppfattas som arbetsgivare, ert employer brand. En välstrukturerad och genomtänkt onboarding-process visar att arbetsgivaren tycker att de anställda är viktiga och vill att de ska lyckas.
Omvänt kan en dålig eller alltför rörig onboarding leda till missnöje och tvivel, vilket kan skada varumärket. Genom att investera i en effektiv onboarding-process för nya medarbetare lockar arbetsgivaren fler kvalificerade och mer engagerade talanger. En stark onboarding-process är alltså inte bara en nödvändighet för den enskilda medarbetaren, utan även en strategisk fördel som stärker företagets rykte på marknaden.
Onboarding-processens struktur
En onboarding kan egentligen pågå hur länge som helst, vissa kanske tycker att en månad är lagom medan andra ser hela första året som en lång introduktion. Det beror helt på vilken typ av företag och roll det handlar om.
Väldigt enkelt beskrivet kan en onboarding struktureras så här:
- Förberedelse
Innan den nya medarbetaren börjar, se till att ha en plan för första dagarna, första veckan och månaden.
Boka in träffar med nyckel-personer på företaget och sätt syfte och mål med varje person. Att ha ett schema ger trygghet och visar att ni verkligen vill få personen på banan.
Försäkra dig om att rätt verktyg, material och teknik finns i god tid innan start, så att den nya personen snabbt kan komma igång.
- Introduktion
Presentera företagsorganisationen, kollegorna, kulturen, och gå igenom den nya medarbetarens arbetsbeskrivning och roll.
Glöm inte att gå igenom allt praktiskt, som var medarbetaren kan hitta information kring förmåner, lönespecifikationer och hur de anmäler exempelvis sjukfrånvaro.
Mjuka värden är också viktiga, brukar till exempel alla gå ut och äta lunch eller är det vanligt att ha med sig matlåda?
- Utbildning
Behöver den nya medarbetaren någon utbildning för att bli väl förberedd för sina arbetsuppgifter?
Tänk både internt och externt och ta fram det material som behövs i förväg.
- Stöd
Ge medarbetaren stöd och feedback löpande under de första månaderna.
Att vara en extra närvarande chef i början kommer löna sig i längden.
- Utvärdering
Planera in en utvärdering av onboarding-processen efter en tid, för att se om något saknas eller behöver justeras.
Glöm inte preboardingen!
Preboarding är den del av introduktionen som sker redan innan första arbetsdagen. Det kan handla om allt från att skicka välkomstmejl, ge tillgång till nödvändig information eller en digital introduktion till att bjuda in till sommarfesten. Att tänka till kring preboarding hjälper inte bara den nya medarbetaren att känna sig mer välkommen, delaktig och förberedd, det kan också förkorta tiden det tar att komma igång med jobbet.
Genom att inkludera preboarding-steget i onboardingen skapar man en ännu smidigare introduktion som är bra både för den nya medarbetaren och för hela organisationen. Det ger en känsla av delaktighet från dag ett.
Användning av en digital HR-plattform för onboarding
En digital medarbetarplattform kan modernisera och effektivisera onboarding-processen. Därför investerar många företag i en HR-plattform som hanterar och förenklar alla steg i medarbetarresan och täcker funktioner som HR och chefer annars behöver hantera manuellt.
Utöver att förkorta tiden det tar för en ny medarbetare att kunna börja leverera i sin roll kan digitala verktyg förbättra upplevelsen genom att göra onboardingen mer interaktiv och engagerande. Funktioner som till exempel onlineutbildningar, chattstöd och interaktiva guider kan hjälpa den nya medarbetaren att känna sig extra stöttad och inkluderad.
I en tid när distansarbete blir allt vanligare kan en digital medarbetarplattform dessutom vara nyckeln till en enhetlig och effektiv onboarding, oavsett var den nya medarbetaren befinner sig.
Ta stöd från ett rekryteringsföretag
Genom att samarbeta med en professionell rekryteringsfirma, kan företag inte bara spara tid och resurser utan också säkerställa att deras onboarding-process är uppdaterad och relevant. Företag som använder sig av en extern rekryterare kan också få hjälp med introduktionen av den nya medarbetaren.
Med sin expertis och erfarenhet kan rekryteraren hjälpa till att skräddarsy en bra onboarding som är anpassad till företagets specifika behov och kultur, och till rollens krav. Dessutom kan rekryterarens insikter om kandidatens tidigare erfarenheter och förväntningar bidra till en mer personlig och relevant onboarding-upplevelse.
Välj en rekryterare som matchar era värderingar och kultur. En rekryterare representerar alltid sin kunds varumärke. Hur rekryteraren bemöter kandidaterna genom hela rekryterings- och anställningsprocessen påverkar upplevelsen av den nya arbetsgivaren.
Välkommen att höra av dig till oss om du vill bolla onboarding och rekrytering!
