Många tar hjälp av en professionell rekryteringskonsult när det är dags att anställa en ny medarbetare. För den som inte har anlitat rekryterare tidigare hopar sig frågetecknen. Hur går en rekrytering till? Och hur lång tid tar en rekryteringsprocess?
I korthet kan man säga att en rekrytering går till så här:
- Vi gör tillsammans en behovsanalys och designar urvalsprocessen
- Vår copywriter skriver en lockande annons som sprids i rätt kanaler
- Alla ansökningar gås igenom och vi genomför intervjuer
- De starkaste kandidaterna gör eventuellt tester och vi tar referenser på den ni väljer
- När vi har rätt person är det dags för er löneförhandling och avtalsskrivning
- Knack tackar av alla sökande och vi utvärderar arbetet
I det här inlägget går vi igenom steg för steg i en rekrytering lite mer ingående.
1. Behovsanalys och design av rekryteringsprocessen
Om inte grunden är stadig kommer huset att rasa. Detsamma gäller när det är dags att rekrytera, därför är dumt att slarva med det här första viktiga steget. En erfaren rekryterare är ett värdefullt bollplank när det gäller att kartlägga behov på kort och lång sikt, ge ett utifrånperspektiv och bidra med färska insikter från marknaden.
Att sedan noga tänka igenom hur rekryteringen ska gå till är klokt. Hur ska kompetens och egenskaper utvärderas? Ska några praktiska tester inkluderas i processen? Vilka ska träffa de mest intressanta sökande och vilka ska vara med och fatta det slutgiltiga beslutet om vem som ska få jobbet?
2. Produktion av annons och spridning
För att nå fram till rätt personer gäller det att göra en tydlig och lockande annons. Den ska på ett tydligt sätt berätta om rollen, om arbetsuppgifter, önskemål om kompetens, kunskap och personliga egenskaper. Dessutom bör annonsen ge en känsla av kulturen på det företag som söker och tydliga instruktioner om hur man söker jobbet.
På Knack är vi noga med att lägga en strategi för var och hur annonsen ska spridas. Vi har upparbetade nätverk och kunskap om var vi når fram till rätt personer i digitala kanaler, och annonserar smalt men träffsäkert. Knack lägger framförallt krut på kampanjen runt jobbet, främst själva annonsen, som skrivs av en duktig copywriter, men också skräddarsytt content som sprids i sociala kanaler. Vi gör också riktade utskick till utvalda personer i våra nätverk. En social kampanj ingår alltså alltid och kostar inget extra hos oss.
3. Urvalsprocess och intervjuer
När ansökningarna kommer in ser en rekryteringskonsult löpande över svar på ansökningsfrågor, cv och LinkedIn, portfolio om det finns och ibland andra, mer kreativa ansökningshandlingar. Vi har alltid ögon och öron öppna genom hela processen. När vi pratar med, mejlar med och möter sökande samlar vi intryck. Om vi ska rekrytera till en roll där kommunikation i tal och skrift är en viktig del är vi såklart ännu mer uppmärksamma på kommunikativa, kreativa och organisatoriska förmågor. De brukar visa sig i alla typer av kontakt.
Kanske har du själv tråkiga erfarenheter från intervjuer som har liknat förhör. Vi tror inte på situationer som liknar utfrågningar utan vill skapa öppna och förtroliga samtal. Målet är ju att matcha på riktigt! Det är lika viktigt att hitta jobbet som bäst passar den sökande som att hitta den person som passar för jobbet. När vi gör bra matchningar ökar chanserna får en långsiktig och lycklig jobbrelation.
Ibland har en ansökningsperiod ett sista-datum, men eftersom många som söker jobb via oss även är uppvaktade av andra brukar vi sätta igång med urvalsprocessen direkt. De sökande som bäst matchar rollen presenteras för vår uppdragsgivare och vi bokar in intervjuer. Vi har då gjort en djupintervju för att säkerställa att de kunskaper och egenskaper vi söker stämmer. Om du som uppdragsgivare är ovan vid att genomföra anställningsintervjuer ger vi gärna råd och tips kring frågor och planering av intervjun.
4. Eventuella tester och referenstagning
När det gäller färdighets-, begåvnings- och personlighetstester går åsikterna isär. Vissa rekryterare och HR-avdelningar har alltid med tester, och helst tidigt i rekryteringsprocessen. Vi som främst rekryterar specialister och ledare inom kommunikation och marknad tycker att tester passar ibland, men för att det ska bidra med värde är det viktigt att tydliggöra vad som testas, hur resultatet ska bedömas och hur vi återkopplar till den sökande.
För vissa roller är det bra att säkerställa att den som söker kan det som behövs med enklare praktiska tester eller intervjuer i form av case-diskussioner. Det ger ofta en bild av hur väl den sökande känner och resonerar kring ett ämne och tar sig an utmaningar.
Referenstagning är alltid en del av processen. Vi tar 2-3 referenser i slutet av rekryteringen för att få ytterligare bekräftelse att bilden vi fått av personen stämmer. Knack använder en digital plattform för referenstagning där referensen kan välja att svara på frågorna skriftligt via ett formulär eller bli uppringd av vår rekryteringskonsult.
5. Löneförhandling och avtalsskrivning
När det rekryterande företaget, vår uppdragsgivare, har bestämt sig för en person vill vi gärna agera snabbt. Dels för att personen kan vara i andra processer som lockar, men även för att vi ser att rekryteringsprocesser som drar ut på tiden kan göra att de som har sökt jobbet tappar lusten. Ofta har vi flera riktigt starka sökande att välja på mot slutet och vi vill inte tappa någon av dem förrän anställningsavtalet är påskrivet.
Även om alla sökande som har presenterats håller sig inom det lönespann som vi kommer överens om redan vid behovsanalysen, behöver lön och villkor avtalas. Det brukar skötas av den som anställer. Det rekryterande företaget brukar även ta fram avtal och möta den som ska anställas för att skriva på.
6. Avtackning och utvärdering
Det är lätt att tro att allt är klart när man har hittat sin nya kollega. Men då börjar ett viktigt och svårt arbete: att tacka av alla som har lagt tid och energi på att söka jobb men inte fått det. Det här är ett arbete som kräver tydlighet och känsla. Många arbetssökande upplever idag att de söker jobb efter jobb utan att få någon återkoppling. Så får det inte vara i vår värld!
Självklart tackar vi av alla som har sökt en tjänst eller ett konsultuppdrag via Knack, oavsett hur långt de kom i processen. De personer vi har intervjuat får alltid personlig återkoppling medan de som inte går vidare från det första urvalet får ett mejl som förklarar varför. Det är tufft att söka jobb och vi vill uppmuntra även om vi lämnar ett svar som skapar besvikelse.
När vi sköter avtackning och återkoppling på ett bra sätt bygger vi även det rekryterande företagets employer brand. En rekrytering är ett fantastiskt sätt att rikta ljuset mot våra uppdragsgivare och bygga deras varumärken genom proffsig och vänlig kontakt genom hela rekryteringsprocessen.
Hur lång tid tar en rekrytering?
Vi vet att en snabb rekryteringsprocess oftast är bättre än en långdragen. Även om rollen är knepig att tillsätta ser vi sällan att processen eller resultatet blir bättre för att vi ger oss själva mer tid. Det bästa är när vi är aktiva i att sprida information om att tjänsten är öppen, när vi själva söker efter personer som passar och när vi, i samarbete med vår uppdragsgivare, skapar en process med bra energi och fart. Normalt sett tar en rekrytering 2-5 veckor hos oss.
För att kunna hålla vår planering kräver det att det rekryterande företaget gör plats i kalendern för intervjuer. Dessutom är det viktigt att alla som är involverade i rekryteringen har samma bild av vem vi söker.
Om vi ska matcha en konsult med uppdrag går det mycket snabbare. Beroende på profil tar det ungefär 1-5 dagar.
Ibland är det svårt att veta vem eller vilka man behöver för att få jobbet gjort. Vi är gärna ditt bollplank!
